‘Zo stel je facturen op’

Wie onderneemt, stuurt regelmatig facturen uit. Hoe die eruitzien, ligt grotendeels officieel vast. Hierop moet je letten.

Niet voor elke transactie is een factuur verplicht.

Wie goederen of diensten levert aan een andere ondernemer, voorziet daarvoor logischerwijze een factuur. Consumenten die producten aankopen voor privégebruik – denk aan klanten bij kledingzaken – hoeven geen facturen te ontvangen, al bestaan er uitzonderingen. Bij onder andere verkopen op afbetaling, verkopen op afstand, verhuisdiensten of werken aan woningen en appartementen, is een factuur wél verplicht.

De taal van je factuur bepaal je niet zelf.

Een factuur is traditioneel gezien opgesteld in het Nederlands of het Frans, afhankelijk van het landsdeel waarin je zaak gevestigd is. (Ondernemers uit Brussel hebben de keuze.) Ook als je klant een andere taal spreekt, geldt die ‘taalregel’. Vertalingen van het contract mag je natuurlijk voorzien, maar het basisdocument moet altijd in het Nederlands of het Frans opgemaakt zijn.

De btw-wetgeving verplicht je om facturen niet uit te stellen.

Vóór de vijftiende werkdag van de maand waarin de btw opeisbaar wordt, stuur je je factuur uit. Doe je dat niet, dan volgt een boete. Los van de wettelijke beperkingen is het sowieso een goed idee om de factureringen niet uit te stellen. Aangezien klanten in principe dertig dagen hebben om te betalen, bestaat de kans dat je sowieso op je betalingen moet wachten.

Duidelijkheid is de sleutel.

Vermijd dat ooit discussie ontstaat over een bestelbewijs dat eigenlijk een factuur was, dus vermeld op elke factuur expliciet dat het om een factuur gaat. Ook de uiterste betaaldatum – meestal maximaal dertig dagen vanaf de geleverde dienst of aankoop – vermeld je op de afrekening.

Daarnaast zijn er nog heel wat vermeldingen die bij wet zijn vastgelegd. De datum en het volgnummer van de factuur, bijvoorbeeld, moet je verplicht aangeven, net als je bedrijfsgegevens als leverancier en de identificatie van je klant. Voorzie ook een beschrijving van de goederen, de prijs, het btw-tarief en de lokale btw.

Nieuws van Fiscacoach

Klik op de titel van een nieuwsbericht...

home