‘Hoe maak je je zakenreizen fiscaal interessant?’

Pak jij binnenkort je koffers voor het werk?

Een week naar de zon voor het werk? Een congres in Scandinavië? Vergadering net over de grens? Zaken- of dienstreizen spreken vaak tot de verbeelding. Maar wist je dat er een verschil tussen binnen- en buitenlandse verplaatsingen? En dat ook een binnenlandse verplaatsing als dienstreis kan worden beschouwd? De belangrijkste feiten op een rijtje.

Op reis in eigen land

Mag ik reizen naar eender waar in België?

Ja. Om van een binnenlandse dienstreis te kunnen spreken, moet je reis wel minstens zes uur duren. Een verplaatsing van je woonplaats naar heel wat bestemmingen valt onder die voorwaarde, maar houd er rekening mee dat woon-werkverkeer nooit onder de noemer ‘dienstreis’ valt.

Hoe lang mag mijn reis duren?

Denk aan de 40-dagenregel: als je meer dan 40 dagen naar een vaste plaats van tewerkstelling (lees: dezelfde vaste klant) rijdt, krijg je geen belastingvrije dagvergoeding uitbetaalt. Omdat ook werven als een vaste plaats van tewerkstelling worden gezien, vallen die ook niet onder de noemer ‘dienstreis’.

Hoeveel krijg ik vergoed?

Voor andere reizen die meer dan zes uur duren, krijg je 17,06 euro uitbetaald per dag waarop je ‘reis’ meer dan zes uur duurt. Je kan maximum 16 dagen per maand van dat systeem gebruik maken, maar op dat moment vervallen maaltijdcheques (tenzij die in mindering gebracht zijn op het werkgeversaandeel). De maaltijdkosten worden altijd uitbetaald aan wie de reis ondernam zelf, niet aan de werkgever of een derde.

Buiten de grenzen

Hoe lang mag mijn reis duren?

Ga je als werknemer of bedrijfsleider eenmalig, occasioneel of zelfs regelmatig naar het buitenland? Ook dan kan je genieten van fiscale voordelen. Voor buitenlandse reizen maken we het verschil tussen reizen van korte of lange duur. Voor een korte dienstreis verblijf je niet langer dan 30 dagen aan één stuk in het buitenland.

Wat krijg ik vergoed?

Maaltijdkosten, lokale verplaatsingskosten en andere kleine uitgaven (zoals openbaar vervoer) krijg je terugbetaald. Overnachtings- en verplaatsingskosten heen en terug vallen buiten de forfait. Die kosten kan je terugkrijgen op basis van de werkelijke en bewezen uitgaven met bewijsstukken. Zorg voor voldoende bewijs dat aantoont dat je beroepsmatig in het buitenland verbleef. Agenda’s, mails of een vergaderverslag zijn daar geschikt voor.

Hoeveel krijg ik vergoed?

Per dag heb je recht op een minimumvergoeding van 37,18 euro. Afhankelijk van de duur van je reis en het land waar je verblijft, kunnen die kosten variëren. Vraag raad aan je boekhouder: die bezit lijsten met alle concrete vergoedingen.

Omvat je hotelfactuur ook maaltijden of kleine uitgaven, dan zie je je vergoeding verminderen met 5% (voor kleine uitgaven), 15% (voor het ontbijt), 35% (voor het middagmaal) of 45% (voor het avondmaal.

Let op: duurt je reis langer dan 24 uur, dan krijg je slechts 50% van je vergoeding uitbetaald voor de dag van vertrek en terugkeer. Bovenstaande verminderingen op je hotelfactuur zijn daarop niet van toepassing.

Wil je meer weten over de vergoedingen per bestemming? Bereken je graag de kosten voor jouw zakenreis? FiscaCoach geeft je de antwoorden. Bel ons op 011 123 123 of mail naar info@fiscacoach.be.

Nieuws van Fiscacoach

Klik op de titel van een nieuwsbericht...

home